راهنمای خرید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری - فارس کلوب

به گزارش فارس کلوب، در این مقاله می خواهیم بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار نرم افزاری ایران را به همراه مقایسه امکانات و قیمت معرفی کنیم. امیدواریم پس از مطالعه این مقاله با دید بازتری نسبت به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و مکانیزاسیون مکاتبات اداری سازمان خود اقدام نمایید.

سیستم مکاتبات اداری با توجه به میزان بالای اهمیت در سازمان می بایست به یک نرم افزار قدرتمند مجهز شود تا بهترین عملکرد داشته باشد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار علاوه بر گوناگونی برندهای توسعه دهنده، معماری های متفاوتی دارند که شاید تمام نیازهای سازمان را برطرف نکنند.

کاربردهای نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان های مختلف

برای خرید یک نرم افزار ابتدا می بایست به صورت دقیق نیاز خود را شناسایی کنیم، سپس برای انتخاب دست به بررسی بزنیم. در بسیاری از موارد دیده شده که صاحبان کسب و کار و مدیران بدون توجه به نیاز واقعی مجموعه صرفاً یک نرم افزار را تهیه و مستقر نموده اند که این امر علاوه بر افزایش هزینه ها باعث کند شدن فرایند حرکتی و فرایندی سازمان هم خواهد شد. البته تا حدود زیادی باید به آن ها حق داد. زیرا نیازهای نرم افزاری یک سازمان ممکن است تا حدودی همپوشانی هم داشته باشد. مثلاً زمانی که صحبت از ارجاع می شود می تواند ارجاع یک نامه، ارجاع یک وظیفه، ارجاع یک کار، ارجاع یک سرنخ فروش و ... را در بر بگیرد که هر کدام می بایست در بستر متفاوتی پیگیری و بررسی شوند.

اتوماسیون اداری نرم افزار مدیریت و ساماندهی مکاتبات اداری است؛ چه مکاتبات درون سازمانی و چه برون سازمانی. پس هر موردی که به مکاتبات مرتبط می شود اعم از امضاهای مجاز، بایگانی و آرشیو، قالبهای نامه نگاری، مخاطبان نامه های اداری و ... به این نرم افزار مربوط می شود. همچنین موارد دیگر که ارتباط مستقیم با مکاتبات اداری ندارند می بایست از لیست نیازمندی های نرم افزار اتوماسیون اداری حذف شوند تا بتوان بررسی دقیق و موضوعی انجام داد.

10 نکته برای خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب

1- محیط کاربری کاربر پسند

نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای سهولت در امر نامه نگاری و گردش اطلاعات رسمی در سازمان به کار می آیند و یکی از مهمترین امکانات نرم افزار کاربر پسند بودن آن و سهولت دسترسی و سادگی کاربری است. بسیار دیده شده نرم افزارهای اتوماسیون اداری مطرح بازار نرم افزاری کشور اصلاً کارکرد آسانی نداشته و برای آداپته شدن با آنها می بایست ساعات زیادی آموزش توسط توسعه دهنده ارائه شود.

2- دسترسی آسان از همه جا

دومین نکته با اهمیت در استفاده از اتوماسیون اداری دسترسی آسان از همه جای دنیاست. نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب این امکان را می دهند که از هر نقطه ای صرفاً با یک گجت که به اینترنت متصل می شود بتوانید از آنها استفاده کنید. در این امر متاسفانه هنوز توسعه دهندگان زیادی ناموفق بوده اند و کمتر شرکت های نرم افزاری پیشرویی در ایران هستند که توانسته اند یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاملاً تحت وب ارائه کنند.

3- امنیت اطلاعات

امنیت اطلاعات از دیگر مسائلی است که در زمان بررسی نرم افزارهای اتوماسیون اداری جهت خرید می توانید مورد بررسی قرار دهید. هر چند باید توجه داشته باشید که بخشی از پروتکل های تامین امنیت نرم افزارها بر عهده مالک نرم افزار و بخشی بر عهده ارائه دهنده نرم افزار است.

4- حذف واسطه ها و کارکرد کامل

یکی دیگر از مواردی که برای نرم افزار اتوماسیون اداری مهم است خروجی و ورودی نامه ها از منابع عملیاتی است. به این معنی که وقتی ما از طریق ایمیل یک نامه را از یک سازمان بیرونی دریافت می کنیم بتوانیم آن نامه را مستقیماً در سیستم اتوماسیون شرکت باز کنیم و نیازی نباشد نامه پرینت گرفته شده و در اتوماسیون اسکن شود، یا خروجی پی دی اف دریافت کنیم تا بتوانیم در اتوماسیون ایمپورت کنیم.

5- سرعت و سهولت کاربری

مورد مهم دیگر سرعت کار با اتوماسیون است. توانایی ایجاد و ذخیره نامه با کمترین تعداد کلیک و بهترین نتیجه از مواردی است که در نرم افزار اتوماسیون اداری نقش مهمی دارد. اگر قرار باشد برای ایجاد یک نامه چندین دقیقه زمان صرف شود ممکن است اتوماسیون اداری کارایی خود را از دست بدهد و کم کم این نرم افزار به فراموشی سپرده شود.

6- سطوح دسترسی متنوع و داینامیک

سطوح دسترسی داینامیک و چند لایه از موارد دیگری است که می بایست حتماً مورد توجه قرار گیرد. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب می بایست در لایه های مختلف اعم از واحدهای سازمانی، نقش ها، تیم ها و کاربران سطوح دسترسی متفاوتی را جهت تعریف با قابلیت تغییر داشته باشد. این امر امنیت اطلاعات درون نرم افزاری را نیز افزایش می دهد.

7- امکان دسته بندی نامه ها

امکان دسته بندی نامه ها نیز می تواند آیتم جذاب و قابل تاملی باشد. هر چند بیشتر نرم افزارهای اتوماسیون اداری این امکان را دارند ولی در نهایت در لیست امکانات قابل تامل می توان به این نکته نیز توجه نمود.

8- قابلیت توسعه پذیری

از موارد مهم دیگر که می توان به آن توجه کرد قابلیت توسعه پذیری نرم افزار است. این قابلیت توسعه پذیری از دو جنبه قابل بررسی است. ابتدا کاستومایز و شخصی سازی درون نرم افزاری و دوم اینتیگریشن با سایر نرم افزارها از طریق وب سرویس یا API. باید توجه داشت که در هر دو حالت ما برای توسعه نرم افزار نیازمند داشتن دانش تخصصی نیز هستیم و صرفاً وجود قابلیت توسعه پذیری کفایت نمی کند. پس در ادامه می توان بحث انتقال دانش توسعه نرم افزار را نیز از زیرمجموعه های این قابلیت مدنظر قرار داد.

9- قیمت مناسب

پس از بررسی این امکانات می بایست با در نظر دریافت بودجه سازمان و امکانات نرم افزاری که می خواهیم تهیه کنیم یک نرم افزار قیمت مناسب را برگزینیم. توجه به این نکته که قیمت مناسب الزاماً به معنی قیمت کم نیست و تناسب بین امکانات و قیمت است که یک نرم افزار را در رده های بالای انتخاب قرار می دهد. در برخی از موارد نرم افزارهای اتوماسیون اداری بسیار گران قیمت امکانات محدودی را در اختیار کاربران قرار می دهند و به نحوی فقط از برندینگ آن شرکت نرم افزاری برای فروش نرم افزار اتوماسیون اداری بهره برده می شود. پس در این مورد باید نهایت دقت صرف شود.

10- آپدیت و بهبود مستمر

آپدیت ها و بهبودهای مستمر آخرین آیتمی است که می توان نام برد. توجه به رزومه و پیشینه فعالیت ارائه دهنده می تواند راهنمای خوبی برای ما باشد تا یک نرم افزار رو به رشد و توسعه را انتخاب کنیم و از افتادن در یک مرداب نرم افزاری پرهیز کنیم.

جدول مقایسه ای نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار نرم افزاری ایران